Propratno pismo jeste dokument koji treba da bude priložen uz Vašu radnu biografiju prilikom konkurisanja za posao. Bez obzira da li je naglašeno da se od Vas očekuje i propratno pismo, ono se obavezno šalje. Jednostavno, svaki poslodavac očekuje da Vašu radnu biografiju prati i ovaj dokument.

Osnovna funkcija propratnog pisma jeste da potencijalnog poslodavca uvede u Vašu radnu biografiju. Ovaj dokument treba bliže da objasni navode iz Vaše radne biografije. Naime, dok  radna biografija predstavlja spisak vaših znanja, kvalifikacija i radnih angažmana, dotle propratno pismo sadrži potpunije informacije o tim podacima.

Propratno pismo se obavezno piše na računaru, na beloj pozadini i to pismom Times New Roman ili Arial, pri čemu je veličina slova između 10 i 12.
Ako se dokument šalje putem elektronske pošte propratno pismo se navodi u samom pismu, dok se radna biografija i prateća dokumentacija šalju kao prilog (attachment) pisma. Za slanje poštom dokument se štampa na belom papiru formata A4 i šalje u koverti sa radnom biografijom i ostalom dokumentacijom.

Propratno pismo jeste dokument kratke forme, veličine jedne A4 strane sa tačno određenom strukturom.
U gornjem desnom uglu, jedno ispod drugog treba da stoje sledeći podaci: Vaše ime i prezime, adresa i telefon. Ispod ovog pasusa, sa leve strane treba da stoji datum pisanja propratnog pisma za kojim slede podaci primaoca: ime i prezeime osobe kojoj je namenjen ovaj dokument, kao i njenu funkciju, naziv kompanije, adresa. Ukoliko ne znate ime kontakt osobe, onda samo navodite podatke kompanije. 
Ukoliko znate ime osobe kojoj pišete propratno pismo ćete započeti sa Poštovani gospodine/gospođo/gospođice. U suprotnom pismo započinjete sa Poštovani/Poštovana.
Po nekim važećim standardima propratno pismo bi trebalo da sadrži četiri pasusa.

U prvom pasusu navodite poziciju za koju konkurišete, kao i izvor preko koga ste došli do informacija o konkursu. U slučaju da se prijavljujete za više radnih mesta kod istog poslodavca, na ovom mestu ćete ih sve navesti.

Drugi pasus treba da prikaže pregled Vaših znanja i kvalifikacija koja su relevantna za poziciju na koju konkurišete. Za razliku od radne biografije gde ste samo taksativno naveli Vaše kvalifikacije i znanja, u ovom delu dajete njihov širi opis. Ovde je od posebnog značaja uočiti koja su od Vaših kvalifikacija i znanja u vezi sa oglašenom pozicijom i na njih staviti poseban akcenat. U ovom pasusu navodite i sva Vaša radna iskustva (hronološki) sa opisom pozicije i odgovornosti. Uloga ovog dela propratnog pisma jeste da poslodavcu prikažete sebe kao pravu osobu za poziciju za koju konkurišete, da ste spremni da preuzmete inicijativu i odgovornost.

Treći pasus treba da dâ odgovor na pitanje zašto želite navedeni posao. Potrebno je da naglasite Vašu jaku motivaciju za rad na navedenoj poziciji, koristi koje bi imali od tog rada, kao i koristi koje bi kompanija dobila angažujući Vas. Ovim treba da istaknete Vaš poseban interes za datu poziciju ili poslodavca. Iz tog razloga nećete jedno isto propratno pismo  priložiti za svaki poslovni oglas na koji konkurišete.

U poslednjem pasusu je potrebno da istaknete Vašu želju da u direktnom razgovoru sa potencijalnim poslodavcem podrobnije obrazlložite navode iz radne biografije i propratnog pisma.
Na kraju propratnog pisma ćete navesti koje dokumente prilažete uz propratno pismo, poput radne biografije, kopije diploma i sl.
Propratno pismo ćete završiti navođenjem mesta i datuma pisanja ovog dokumenta.